はじめに
セミナーを複数の企業で共催した場合、個人情報はどのように取得すれば良いでしょうか？
以下では、想定される３つの形式についてご説明します。
共催各社が取得する形式
まず、共催各社がそれぞれ個人情報を取得する形式が考えられます。
この場合、個人情報の取得に際しては、共催各社がそれぞれ個人情報の利用目的を明示する必要があります（申込書やアンケートへ記載しておく等による）。
これにより、共催各社は、申込書やアンケートを通じて、本人から直接、個人情報を取得することになります。
共催各社で共同利用する形式
次に、共催セミナーにより取得した個人情報を、共催者間で共同利用する形式が考えられます。
この場合、個人情報の取得に際しては、共同利用の要件を充たす必要があります。
個人データを複数の企業で共同利用する場合は、「【令和４年施行法対応】確認しておきたい個人データの共同利用ルール」でご説明したとおり、次の各事項をあらかじめ、本人に通知し、又は「本人が容易に知り得る状態」におく必要があります。
1）個人データを共同利用すること
２）共同して利用される個人データの項目
３）共同して利用する者の範囲
４）利用する者の利用目的
５）当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称
＜令和４年4月1日以降は以上に加えて次の2点＞
6）（共有先である個人又は法人の）住所
7）（共有先である法人の）法人代表者の氏名
幹事会社から第三者提供する形式
最後に、幹事会社が個人情報を取得し、これを共催各社へ第三者提供する形式があります。
この場合、共催各社への提供に際しては、第三者提供の要件（本人の同意）を充たす必要があります。
本人の同意は、必ずしも第三者提供のたびに得なければならないわけではないため、個人情報の取得時に、包括的に同意を得ておくことも可能です。この際、提供先を個別に明示することも必須ではありません。
但し、第三者提供をする際には、以下の事項について記録を作成し、原則として３年間保存する義務があります。
１）提供先の氏名又は名称その他の当該第三者を特定するに足りる事項（不特定かつ多数の者に対して提供したときは、その旨）
２）本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項
３）提供される個人データの項目
４）本人の同意を得ている旨
おわりに
以上、セミナーを複数の企業で共催した場合の個人情報の取得方法について、３つの形式を紹介いたしました。
セミナーの実態や実務上の取扱いに合わせて、適宜選択して頂ければと思います。
弊所では個人情報保護法に関するご相談やご依頼をお受けしておりますので、ご気軽にお問合せください。
